România, Județul Mureș, Tîrgu Mureș, Str. Horia nr. 21
+4 0769041200
office@neoprivacy.ro

PROCEDURĂ “Controlul temperaturii angajaților” (actualizat 23.05.2020)

Privacy is a right, NeoPrivacy is a curr€ncy.

PROCEDURĂ “Controlul temperaturii angajaților” (actualizat 23.05.2020)

Ținând cont de completarea legislației relevante cu Ordinul 874/81/2020 (ordin comun al Ministerului Sănătății și Ministerului Afacerilor Interne), de poziția Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal transmisă către ActiveNews și de concluziile Webinarului “Termoscanarea. Implicațiile asupra relațiilor de muncă” organizat pe 21.05.2020 de către Dpo-net.ro, am actualizat prezentul articol precum și Procedura privind controlul temperaturii angajaților.

În ultimele două luni dar mai ales în ultima săptămână (după 14.05.2020), activitatea angajatorilor s-a îmbogățit cu o sumedenie de acte normative care reglementează, uneori prin noțiuni ambigue, modalitatea de primire la muncă a angajaților, în contextul instituirii stării de alertă pentru prevenirea îmbolnăvirilor cu virului Covid 19.

Menționăm aici Legea 55/2020 privind unele măsuri pentru prevenirea şi combaterea efectelor pandemiei de COVID-19 (în mod special articolul 13), Hotărârea de Guvern nr. 394/2020 privind declararea stării de alertă şi măsurile care se aplică pe durata acesteia pentru prevenirea şi combaterea efectelor pandemiei de COVID-19, Ordinul 3.577/831/2020 privind măsurile pentru prevenirea contaminării cu noul coronavirus SARS-CoV-2 și pentru asigurarea desfășurării activității la locul de muncă în condiții de securitate și sănătate în muncă, pe perioada stării de alertă, Ordinul 1.731/832/2020 privind măsurile pentru prevenirea contaminării cu noul coronavirus SARS-CoV-2 și pentru asigurarea desfășurării activităților în condiții de siguranță sanitară în domeniul economiei, pe durata stării de alertă (spații de îngrijire personal, birouri open space, unități de cazare) și Ordinul 874/81/2020 privind instituirea obligativității purtării măștii de protecție, a triajului epidemiologic și dezinfectarea obligatorie a mâinilor pentru prevenirea contaminării cu virusul SARS-CoV- 2 pe durata stării de alertă.

Deoarece toate aceste prevederi legale influențează relația clasică angajat – angajator, ne-am propus să vedem care sunt implicațiile acestor modificări din punct de vedere al măsurării temperaturii angajaților ca măsură de triaj epidemiologic (așa cum este ea denumită în HG 394/2020) sau triaj observațional (conform Ordinului 832/2020). Angajatorul are o obligație legală de prelucrare a unor date personale, în speță date speciale, temeiul prelucrării acestora fiind Art. 6 (1), lit c și Art. 9 (2), lit i) din Regulamentul general de protecție a datelor personale (GDPR).

Provocarea pentru angajator este de a îndeplini obligația sa legală de:

  • asigurare, la intrarea în sediu, în mod obligatoriu, a triajului epidemiologic, dezinfectarea  mâinilor și purtarea măștii de protectie de către angajați
  • măsurarea temperaturii prin termometru non contact (temperatura înregistrată nu trebuie să depășească 37,3 C), la care se poate adăuga marja de eroare prevăzută în prospectul dispozitivului
  • observarea semnelor și simptomelor respiratorii (de tipulȘ tuse frecventă, strănut frecvent, stare general modificată)

dar în același timp de a respecta protecția datelor personale ale angajaților, considerați de către legislația incidentă ca persoane vulnerabile în relația cu angajatorul.

Conform ANSPDCP “numai în măsura în care informațiile privind temperatura corporală a unei persoane fizice identificate sau identificabile se înregistrează într-un sistem de evidență dispozițiile Regulamentului (UE) 2016/679 devin aplicabile.” În concluzie, măsurarea cu un termometru non contact care nu înregistrează datele, nu presupune prelucrarea de date personale. Desigur, situația se schimbă la utilizarea tehnologiilor avansate de scanare cu indentificarea persoanei și/sau înregistrarea temperaturii. Se pune însă problema angajaților care au temperatura peste 37.3oC (fie la intrarea la locul de muncă, fie în timpul programului de lucru) și a obligației legale a angajatorului de a-l “trimite pentru consult la medicul de familie” precum și a obligațiilor generale legate de relațiile de muncă (ex:justificarea absenței în pontajul zilnic) și de sănătatea și securitatea în muncă (analizarea cazului și luarea măsurilor suplimentare de dezinfecție a locului de muncă conform Ordinului 831/2020, inclusiv “informarea persoanelor cu care angajatul/persoana suspectă/confirmată a venit în contact prelungit (mai mult de 20 de minute, la o distanţă mai mică de 1,5 m şi fără mască)”.

Apreciez că legislația trebuie analizată în ansamblul ei și că nu ne putem limita la prevederea “Triajul epidemiolog nu implică înregistrarea datelor cu caracter personal” și că, în cazul acestora este inevitabilă prelucrarea datelor personale în îndeplinirea obligațiilor legale ale angajatorului, însă, respectând principiile GDPR, în mod special principiul minimizării datelor, prelucrarea se poate efectua cu aplicarea tuturor garanțiilor necesare (informarea angajaților conform art 13-14 GDPR, luarea de măsuri de securitate conform  art 32 GDPR și cu adoptarea de măsuri tehnice și organizatorice adecvate conform art 24 GDPR) .

În cazul în care se face prelucrarea datelor personale (speciale), temeiul prelucrării acestora va fi Art. 6 (1), lit c și Art. 9 (2), lit i) din Regulamentul general de protecție a datelor personale (GDPR).

Recomandăm angajatorilor să treacă prin filtrul principiilor protecției datelor personale toate măsurile pe care le vor lua pentru îndeplinirea obligației de a controla temperatura angajaților, respectiv principiul legalității (am stabilit anterior temeiul prelucrării), principiul echității, al transparenței (informarea angajaților conform art 13 GDPR, inclusiv asupra aparatelor utizate pentru controlul temperaturii), principiul limitării legate de scop (utilizarea datelor personale prelucrate exclusiv în scopul prevenirii răspândirii și transmiterii Sars Cov – 2 și pentru îndeplinirea obligației legale), principiul reducerii la minim a datelor colectate (nu colectați mai multe date decât aveți nevoie pentru îndeplinirea scopului declarat, dacă este cazul justificărilor legate de relațiile de muncă, sănătate și securitate în muncă, înlocuiți valoarea exactă a măsurătorilor cu precizarea că a fost depășită limita maxim admisă la două măsurători repetate), principiul exactității datelor personale (atenție ca aparate utilizate să fie omologate, cu mențiunea CE pe prospect), principiul limitării legate de stocare (dacă stocăm datele legate de măsurarea temperaturii, perioada de stocare să nu depășească termenul rezonabil de 30 de zile de la data întocmirii/înregistrării acestora, cu excepția cazului când există obligația legală de stocare pe o perioadă mai îndelungată), principiul integrității și confidențialității (angajatorul trebuie să ia măsuri de limitare a accesului la datele personale prelucrate și orice alte măsuri tehnice și organizatorice de asigurare a protecției împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale a acestor date, inclusiv asigurarea unui spațiu dedicat acestei monitorizări), principiul responsabilității operatorului (angajatorul trebuie să demostreze respectarea fiecăruia dintre principiile de mai sus).

Adaugăm faptul că în litigiile de muncă sarcina probei o are angajatorul așadar, în cazul unor litigii născute din îndeplinirea acestei obligații de măsurare a temperaturii, angajatorul trebuie să facă dovada utilizării unor mijloace omologate, a faptului că a făcut informarea completă și transparentă a angajaților, că a stabilit o procedură de măsurare a temperaturii angajaților pe care a adus-o la cunoștința acestora, că a făcut instructajul persoanelor desemnate să măsoare temperatura și că a luat toate măsurile necesare pentru respectarea protecției datelor angajaților dar și a sănătății acestora la locul de muncă.

Specificăm că dacă este obligația angajatorului de a institui aceste măsuri, este, totodată, în sarcina angajaților de a le respecta și de a se supune controalelor (extras din Ordinul 831/2020 – art. 2) având mai multe obligații printre care și

  • a) respectă toate instrucţiunile prevăzute în planul de prevenire şi protecţie şi instrucţiunile proprii de securitate şi sănătate în muncă întocmite de către angajator pentru prevenirea răspândirii coronavirusului SARS CoV-2;
  • d) acceptă verificarea temperaturii corporale la intrarea în sediu, la începutul programului şi ori de câte ori revin în sediu;

Considerăm că în cazul utilizării unor tehnologii avansate de termoscanare (nu în cazul măsurării temperaturii cu termometrul normal sau non-contact care nu stochează datele) angajatorul-operator trebuie să verifice încadrarea în art.1, literele b) sau d) din Decizia Președintelui Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal nr. 174/2018 privind lista operaţiunilor pentru care este obligatorie realizarea evaluării impactului asupra protecţiei datelor cu caracter personal.

De asemenea, dacă se efectuează prelucrarea datelor legate de măsurarea temperaturii, trebuie adaugată în evidența activităților de prelucrare (art. 30 GDPR).

Precizăm că autoritățile publice cărora li se pot comunica date cu caracter personal în cadrul unei anumite anchete în conformitate cu dreptul Uniunii sau cu dreptul intern nu sunt considerate destinatari, în cazul de față spre exemplu Direcțiile de sănătate public (DSP).

S-a discutat destul de des în ultima vreme dacă temperatura este o dată biometrică. Analizând definiția datelor biometrice, “înseamnă date cu caracter personal care rezultă în urma unor tehnici de prelucrare specifice referitoare la caracteristicile fizice, fiziologice sau comportamentale ale unei persoane fizice care permit sau confirmă identificarea unică a respectivei persoane, cum ar fi imaginile faciale sau datele dactiloscopice”, ajungem la concluzia că temperatura NU ESTE dată biometrică, ea neidentificând unic o persoană și nefiind un parametru constant.

Așadar măsurile legislative instituite cu privire la starea de alertă, creează o multitudine de obligații atât pentru angajați cât și pentru angajatori, de aceea recomandăm angajatorilor să facă informarea angajaților, să întocmească o Procedură specifică pentru prevenirea răspândirii coronavirusului SARS-CoV-2 şi pentru asigurarea desfăşurării activităţii la locul de muncă în condiţii de securitate şi sănătate în muncă cu accent deosebit pe triajul observațional și epidemiologic constând și în măsurarea temperaturii.

La întocmirea procedurii și la punerea ei în practică recomandăm să participe membrii Comitetului de sănătate și securitate în muncă (reprezentantul angajatorului, responsabilul cu sănătatea și securitatea în muncă, un reprezentant al angajaților, medicul de medicina muncii) precum și Responsabilul cu protecția datelor personale (DPO) și un reprezentant al departamentului juridic al operatorului. Această formulă va asigura atât respectarea legislației interne, cât și pe cea a Uniunii Europene, drepturile angajaților și implementarea de măsuri pentru asigurarea confidențialității.  Procedura este anexă la Regulamentul intern, prevederile sale făcând referire la art 242, lit. a, b, c, h – Codul Muncii și este adusă la cunoștința angajaților conform art 243 și 244 din  Codul Muncii.

PUNCTELE PRINCIPALE ALE PROCEDURII DE CONTROL AL TEMPERATURII ANGAJAȚILOR

  1. ETAPA PRELIMINARĂ
  2. Crearea comisiei speciale pentru combaterea efectelor pandemiei COVID 19 formată din membrii Comitetului de sănătate și securitate în muncă plus juristul/avocatul societății plus DPO-ul. Prin regulamentul de organizare și functionare al comisiei se vor stabili atribuțiile pentru fiecare dintre membrii săi.
  3. Desemnarea persoanei responsabile de monitorizarea respectării procedurii de control al temperaturii angajaților (RMRP) cu modificarea fișei de post; recomandăm ca această persoană să fie Medicul de medicina muncii sau responsabilul SSM, dacă este desemnat dintre angajați, sau cu modificarea contractului de prestări servicii, dacă este un lucrător extern.
  4. Desemnarea Responsabilului (responsabililor) de controlul temperaturii angajaților (RCT) din rândul lucratorilor pregătiți (ex: cei instruiți pentru primul ajutor) sau, dupa caz, altă persoana instruită și asistată de către medicul de medicina muncii, responsabilul SSM si DPO cu modificarea atribuțiilor acestuia din fisa postului.
  5. Achizitia de termometre omologate/etalonate metrologic. Asigurarea altor resurse: măști de protecție, dezinfectant etc.
  6. Informarea angajatilor privind noua prelucrare a datelor lor personale (în cazul angajaților cu temperatura peste 37.30C) si diseminarea procedurii de control al temperaturii angajatilor.
  7. Identificarea punctului de acces în unitate cel mai potrivit astfel încât să asigure: confidențialitate și intimitate, circuite separate intrare/ieșire, spațiu de așteptare pentru cei depistati la primul control cu temperatura peste 37,3oC, condiții ambientale similare pentru toti angajații etc.
  8. CONTROLUL TEMPERATURII ANGAJAȚILOR
  9. Verificarea temperaturii angajaților se face la sosirea la locul de muncă și ori de câte ori revin la locul de muncă în timpul zilei.
  10. Daca angajatul are temperatura sub 37,3oC, îi este permis accesul la locul de muncă fără a înregistra valoarea temperaturii.
  11. Dacă angajatul are temperatura peste 37,3oC se reia măsuratoarea peste 2-5 minute, timp în care angajatul stă într-un spațiu special amenajat astfel încât să ofere atât confidențialitatea cât și să împiedice intrarea la locul de muncă.
  12. Dacă la a doua măsuratoare a temperaturii, angajatul are tot peste 37,3oC sau/și prezintă alte simptome respiratorii (de tipul: tuse frecventă, strănut frecvent, stare generală modificată), RCT anunta RMRP care îi va interzice pătrunderea la locul de muncă și îl va trimite la medicul de familie pentru verificări amănunțite.
  13. Dacă se încadrează în definiția de caz suspect COVID 19, medicul de familie îi va recomanda testarea pentru diagnosticarea infecției cu virusul SARS-CoV-2;
  14. Dacă nu se încadrează în definiția de caz suspect COVID 19, medicul de familie va orienta diagnosticul către altă afecțiune.
  15. Cazul va fi monitorizat de catre RMRP iar in situația încetării stării febrile și/sau a încetării concediului medical sau a aducerii unei dovezi de la medicul de familie care sa-i permita angajatului sa revină la locul de muncă, acesta poate reveni la serviciu.
  16. Medicul specialist de medicina muncii va monitoriza starea de sănătate a angajaților, inclusiv a celor trimiși la medicul de familie.
  17. RMRP va face centralizarea zilnica sau ori de cate ori este nevoie a eventualelor înregistrări/inscrisuri în conditii de securitate sporită si pentru o perioadă de stocare de maxim 30 de zile de la întocmirea acestora, cu excepția cazului când există obligația legală de stocare pe o perioadă mai îndelungată.
  18. Responsabilul de monitorizare a respectării procedurii (RMRP) va lua măsura distrugerii documentelor prin mijloacele puse la dispoziție de angajator și prin metodele cerute de angajator, luând totodată măsura documentarii acestei acțiuni.

Deoarece am observat că majoritatea angajatorilor dar și a angajaților au multe nelămuriri legate de punerea în aplicare a dispozițiilor legale referitoare la prevenirea răspândirii coronavirusului SARS-CoV-2 şi pentru asigurarea desfăşurării activităţii la locul de muncă în condiţii de securitate şi sănătate în muncă respectând totodată prevederile Regulamentului 679/2016, vă propunem o Procedură pe care o puteți personaliza în funcție de domeniul de activitate cu respectarea principiilor menționate mai sus.

 

 

WhatsApp chat