TELEMUNCA și protecția datelor personale în contextul digitalizării

Reglementată de Legea 81/2018 și impusă în viața noastră mai repede decât ne-am fi așteptat de către pandemia Covid 19, telemunca este o realitate tot mai prezentă. Este evident că viitorul se îndreaptă către digitalizare și activități preponderent online în toate domeniile vieții noastre, inclusiv în ceea ce privește munca de la distanță sau telemunca dar, o dată cu ea, apar noi provocări atât pentru angajați cât și pentru angajatori. 

Pe de o parte, angajatorii trebuie să găsească un echilibru între urmărirea intereselor lor legitime de a se asigura că plătesc salarii pentru prestarea unei munci de o calitate și un volum comparabile cu cele obținute în condiții normale și intruziunea cât mai limitată în viața privată a angajaților. Conform articolului 4 alin. 3 din Legea 81/2018 angajatorii pot  verifica activitatea angajaților care lucrează prin telemuncă în condițiile și în modalitatea concretă stabilite prin Regulamentul intern, contractul individual sau colectiv de muncă, după caz. Așadar, condițiile și modalitățile exacte ale acestei monitorizări trebuie stabilite în mod transparent anterior începerii activității de telemuncă.

Recomandăm ca înainte de a pune în aplicare orice formă de monitorizare a angajaților, angajatorul să efectueze o analiză a gradului de imixtiune în viața privată a angajatului, a riscurilor pentru drepturile și libertățile acestuia și să-și adapteze politicile și procedurile la legislația internă (vezi art 5 din legea 190/2018, art. 1, lit d) din Decizia 174/2018 a ANSPDCP privind lista operațiunilor pentru care este obligatorie realizarea evaluării impactului asupra protecției datelor cu caracter personal), la cea a Uniunii Europene (Regulamentul UE 679/2018), la recomandările privind prelucrarea datelor personale la locul de muncă, la jurisprudența Curții de Justiție a Uniunii Europene în materie dar și la  amenzile aplicate până acum pentru monitorizarea excesivă a angajaților.

Pe de altă parte, angajații trebuie să se adapteze la munca la distanță, de cele mai multe ori, dat fiind contextul pandemic, desfășurată chiar de acasă, un loc care până acum era echivalentul unei confidențialității de cel mai înalt grad. Astăzi, pentru cei mai mulți dintre noi, telemunca înseamnă un balans permanent între viața profesională și cea personală, între responsabilitățile de la locul de muncă și școala online a copiilor sau chiar organizarea concomitentă a muncii de acasă a mai multor adulți aflați în aceeași situație.

Ne-am propus în acest articol să le oferim celor interesați câteva recomandări care să le fie de ajutor în adaptarea la munca de acasă în condiții de securitate și confidențialitate sporite cu orientare către asigurarea securității cibernetice.

RECOMANDĂRI PENTRU MUNCA DE ACASĂ

• GĂSEȘTE UN LOC POTRIVIT ȘI TRANSFORMĂ-L ÎN BIROUL DE ACASĂ! 

Nu-l împărți cu alții în timp ce lucrezi! Nici cu soțul/soția, nici cu copiii care fac școala online! Informații confidențiale pot ajunge în mediul online și de acolo în mâna răufăcătorilor.

• NU LĂSA INFORMAȚII CONFIDENȚIALE ÎMPRĂȘTIATE! 

Închide-ți echipamentul de lucru atunci când nu ești în preajma lui! Fă ordine pe biroul la care lucrezi!

• NU TRIMITE PE E-MAIL DOCUMENTE CĂTRE IMPRIMANTA DE ACASĂ SAU CĂTRE ADRESA DE E-MAIL PERSONALĂ! 

Folosește doar adresele de e-mail puse la dispoziție de către angajator, nu gmail-ul sau yahoo-ul personal.  Amintește-ți că trebuie să fii tot timpul în controlul acelor documente/date!

• NU FOLOSI WHATSAPP, FACEBOOK, LINKEDIN SAU ALTĂ APLICAȚIE PERSONALĂ PENTRU A COMUNICA! 

Utilizează doar mijloacele aprobate de către angajator. Dacă angajatorul nu-ți pune la dispoziție astfel de mijloace de comunicare, reamintește-i!

• ÎNTOTDEAUNA SUNĂ ȘI VERIFICĂ! 

Colegii tăi nu mai sunt în biroul de alături așa că va trebui să-i suni și să verifici fiecare solicitare de a transmite date confidențiale sau transferul de fonduri chiar dacă solicitarea vine, aparent, de la e-mailul lor. Păstrează-ți calmul când primești solicitări urgente de plată de la un superior din companie. Verifică dacă adresa de e-mail este corectă și verifică detaliile tranzacției prin telefon însă nu folosi numerele de telefon care apar în e-mailurile suspecte.

• ÎNTOTDEAUNA VERIFICĂ CEREREA UNUI FURNIZOR DE A SCHIMBA DETALIILE DE PLATĂ.

Contactează personal furnizorul pentru confirmare, ar putea fi o înșelătorie!

• NU PURTA CONVERSAȚII LEGATE DE INFORMAȚII CONFIDENȚIALE DE LA SERVICIU LÂNGĂ ECHIPAMENTE IT CA SIRI, ALEXA SAU GOOGLE HOME! 

Știm cu toții că este de ajuns să discutăm despre un tip de serviciu sau produs, spre exemplu, pentru a începe să primești oferte! Ai grijă lângă ce (cine) porți discuții confidențiale! Dacă îți urmărește preferințele, sigur îți urmărește și celelalte interese.

• NU TRANSMITE ECHIPAMENTE SAU PAROLE! 

Echipamentele nu trebuie împărțite cu ceilalți membrii ai familiei și trebuie să aibă o parolă unică și o durată prestabilită de blocare a ecranului. Setează-ți screensaver-ul să se activeze la o perioadă cât mai scurtă de timp de la ultima utilizare a computerului, oricât de obositor ți s-ar părea să introduci parola de fiecare dată! Păstrează strict secrete numele de utilizator, parole de acces la stații și programe și nu le dezvălui nimănui. În caz că există posibilitatea să fie aflate de către o altă persoană, acestea vor fi schimbate.

• NU EȘTI DE LA DEPARTAMENTUL DE MENTENANȚĂ TEHNICĂ! 

Nu încerca să rezolvi problemele tehnice, asta poate duce la riscuri mult mai mari. Apelează întotdeauna la departamentul responsabil. 

• AȘTEAPTĂ UN PIC ÎNAINTE DE A DA CLICK

Dacă ai îndoieli legate de un e-mail, nu deschide atașamentul, nu da click pe link-uri și nu descărca fișiere. Nu distribui informații legate de locul de muncă pe rețelele de socializare. Verifică Politica internă de utilizare a internetului înainte de a distribui astfel de informații.

• NU PERMITE BROWSERULUI SĂ-ȚI REȚINĂ PAROLA! 

Utilizează parole lungi și complexe și nu le reutiliza pentru mai multe aplicații. 

Unii dintre următorii pași sunt tehnici, așa că, apelează la echipa IT pentru asistență, nu încerca să le rezolvi tu, aceasta ar putea duce la riscuri mult mai mari.

• NU UTILIZA COMPUTERUL PERSONAL ÎN INTERES DE SERVICIU! 

Dacă angajatorul ți-a pus la dispoziție un computer sau un desktop virtual, utilizează-l exclusiv pentru serviciu. Oricât de ușor ți s-ar părea să utilizezi laptopul personal sau telefonul personal pentru a rezolva probleme de serviciu, gândește-te la securitatea datelor pe care le introduci sau distribui de pe echipamentele tale personale. 

• REȚELELE PRIN CABLU SUNT MAI SIGURE DECAT CELE PRIN WI FI

• • Dacă folosești WIFI, securizează-l! 
  • Separă computerul de serviciul de toate celelalte echipamente!
  • Utilizează un VPN pe care angajatorul ți l-a pus la dispoziție sau l-a aprobat!
  • Întotdeauna utilizează autentificarea multifactor pentru a te loga!
  • Aplică cele mai noi patch-uri de securitate și activează actualizările automate!
• ANTIVIRUS, FIREWALL, CRIPTARE

Asigură-te că ai antivirus instalat, firewall-ul încorporat este activat și fișierele confidențiale sunt criptate.

• BACKUP

Consultă-te cu echipa IT cum, când și pe ce suport să faci backup la date. 

Recomandările de mai sus ar trebui să facă parte din instructajul minim al angajaților care lucrează de la distanță, iar angajatorii ar trebui să pună la dispoziția acestora toate echipamentele necesare pentru desfășurarea în bune condiții a telemuncii. De asemenea, înainte de a începe telemunca, ar trebui readuse în atenția angajaților toate politicile și procedurile angajatorului referitoare la protecția datelor personale.

Țineți cont de recomandările de mai sus și SPOR LA TELEMUNCĂ!